- Система электронного архива
-
Возможно, эта статья содержит оригинальное исследование. Добавьте ссылки на источники, в противном случае она может быть выставлена на удаление.
Дополнительные сведения могут быть на странице обсуждения.Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Электронный архив относится к классу ECM систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).
Содержание
Особенности систем электронного архива
Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II[1]:
- не допускает изменение документа;
- позволяет существовать единственной финальной версии документа;
- запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
- должен включать строгие правила хранения;
- должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
- может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.
Правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов
Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.
До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.
В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).
Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.
Основные функции
Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.
Электронный архив включает следующие базовые функции:
- управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
- имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
- поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
- управление Web-контентом;
- системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.
В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:
- для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
- для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
- для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.
Виды
- Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.
- Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.
- Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.
- Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.
- Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).
- Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;
- Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;
- Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.
Этапы создания электронного архива
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
- Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
- Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).
- Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
-
- Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
- Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .
Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
- Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.
Примечания
См. также
- Электронная библиотека
- Система электронного документооборота
- STOR-M (Алее Архив)
- Сканер
- Поточное сканирование документов
- Оцифровка книг
- Планетарный сканер
- Управление записями
Ссылки
- Аналитико-новостной сайт по российскому рынку электронных архивов El Archivo.ru.
- Электронные архивы в трудные времена (статья в BYTE)
Для улучшения этой статьи желательно?: - Проверить достоверность указанной в статье информации.
- Переработать оформление в соответствии с правилами написания статей.
- Проставив сноски, внести более точные указания на источники.
- Проставить интервики в рамках проекта Интервики.
Категория:- Системы электронного документооборота
Wikimedia Foundation. 2010.